Lewo

Lewo produceert en verkoopt rookgasafvoerkanalen. Op het moment worden deze hoofzakelijk in de Benelux verkocht, maar het streven is om te gaan internationaliseren. Naast de verkoop van afvoerkanalen verkoopt Lewo ook accessoires die gerelateerd zijn aan sfeerverwarming. In Nederland telt de organisatie 65 medewerkers, dit aantal is ook werkzaam in Bosnië.

Solvisoft heeft ons in staat gesteld ons bedrijf en onze productportfolio digitaal in de markt te zetten.

Uitdaging

In het verleden bestond Lewo uit twee organisaties: Lewo en De Hoeken. Lewo was verantwoordelijk voor het produceren van rookgasafvoerkanalen, de verkoop van deze kanalen en de accessoires werd gedaan door De Hoeken. De overname van De Hoeken door Lewo zorgde ervoor dat alle processen werden samengevoegd. De uitdaging die hierbij speelde was vooral de stoffige sales- en marketingorganisatie, aldus Etienne Nagtzaam, financieel manager bij Lewo. ‘’Bij de overname zagen we dat de sales- en marketingactiviteiten veel beter konden. Dit zodat we niet alleen de producten ter beschikking stelden, maar ook daadwerkelijk gingen aanbieden en verkopen via een webshop of webportal.’’

De Hoeken kende een verouderde website en voor Lewo lag naast vernieuwing ook een uitdaging tot digitalisering. ‘’Bij de verdere vorm van digitalisering zijn we gestart met de implementatie van Ridder IQ, een ERP-systeem dat primair geschikt is voor de maakindustrie, maar ook prima dient voor handels- en groothandelsbedrijven. Met die koppeling konden we al onze activiteiten ondersteunen, zowel het maken als het verkopen van onze producten,’’ vertelt Nagtzaam. ‘’Om die verdere stap naar digitalisering te maken, en het verkopen van de producten, zijn we op zoek gegaan naar een partner die het beste aansluit bij ons ERP-systeem en in die zoektocht kwamen we terecht bij Solvisoft. Zij gaven aan recentelijk een partnership te zijn gestart met Ridder en dit was voor onze organisatie zeer interessant.’’

Oplossing

Het creëren van een webportal was relatief nieuw voor Lewo. ‘’Op hoofdlijnen wisten we wel wat we wilden, ook al was het voor een groot aantal mensen binnen onze organisatie nieuw. In een demo en kick-off meeting heeft Solvisoft ons meegenomen door het hele project en gekeken wat wel en niet kon. Hierbij werd ook gekeken naar wat we op dat moment wel graag wilden en wat er eventueel nog in de toekomst wenselijk was. Het fijne aan zo’n sessie is dat er op een structurele wijze naar alle mogelijke punten en wensen wordt gekeken. Dat was heel helder en sloot volledig aan bij onze verwachtingen,’’ vertelt Nagtzaam.

‘’Vervolgens zijn we het webportal in gaan richten. Voor ons kwamen hier twee elementen naar voren: de ‘look and feel’ van het portal en de backoffice. Hierbij hebben we veel mensen vanuit onze organisatie betrokken. Zij zijn ook getraind door Solvisoft zodat zij qua kennis en ervaring invulling konden geven aan hetgeen dat van ons gevraagd werd.’’ Nagtzaam voegt daar nog aan toe: ‘’We hebben ook een aantal sessies gehad waarbij we keken of onze verwachtingen nog matchen, ook in termen van tijd. Door het portal heel modulair in te richten en zowel van beide zijden een stukje projectmanagement in te zetten, hebben we de planning qua livegang weten te realiseren. Dat is uiteraard altijd prettig.’’

In de behoefte om naar een meer digitaal en marketing- en salesgerichte organisatie te groeien was de koppeling met het ERP-systeem van Lewo van grote toegevoegde waarde, zo bevestigd Nagtzaam. ‘‘Omdat we ons ERP-systeem gekoppeld hebben aan onze portal, kunnen we onze dealers en distributeurs ons volledige productportfolio ter beschikking stellen. Zij kunnen daar hun bestellingen plaatsen en deze worden meteen geladen in ons ERP-systeem.’’

Binnen vier maanden zagen we dat ongeveer 50% van de orders geautomatiseerd plaatsvonden.

Resultaat

Op het moment dat we Nagtzaam spreken is het webportal vier maanden live en de resultaten zijn al zichtbaar. ‘’We hebben net voor de vakantie voorzichtig kenbaar gemaakt bij onze klanten dat onze webportal live was en dat ze daar bestellingen kunnen plaatsen. We zien nu al dat ongeveer 50% van de orders geautomatiseerd plaatsvindt. Die komen rechtstreeks in ons ERP-systeem, maar bespaart nog geen personeelskosten. We zitten in de luxe situatie dat we een flinke groei doorgemaakt hebben en die groei hebben we kunnen verwerken met hetzelfde aantal mensen. Zonder onze webportal was dat echt niet gelukt,’’ zegt Nagtzaam. ‘’We zijn inmiddels zover dat we opnieuw naar onze klanten gaan communiceren, dit keer sturen we manuals mee zodat ons portal nog toegankelijker wordt. We verwachten dat over twee tot vier maanden zo’n 75% à 80% van de orders geautomatiseerd plaatsvinden.’’

Ook de klantreacties zijn volgens Nagtzaam erg positief. ‘’Veel van onze klanten zijn haardendealers, installateurs of zzp’ers. Dat zijn relatief kleine bedrijven die hun inkoop en bijbehorende bestellingen vaak in de avonden of weekenden doen. We horen van hen dat ze enthousiast zijn over het feit dat ze niet meer overdag hoeven te bellen of te mailen. Ze kunnen nu rechtstreeks in het portal terecht en kunnen 24/7 hun orders plaatsen. Dat zien we dan ook terug in het aantal weekendorders: op zaterdag en zondag ligt de orderintake op ongeveer 50% van een werkdag. Dat is best wel veel.’’ Niet alleen het plaatsen van orders is gemakkelijker, ook qua informatie en communicatie helpt het de klanten van Lewo. ‘’We kunnen in de portal gemakkelijk zichtbaar maken welke producten er wel of niet op voorraad zijn of wat beperkt op voorraad is. Ook kunnen ze hun bestelhistorie of facturen inzien. De informatieverstrekking richting de klant is hierdoor veel beter.’’

Toekomst

Ondanks dat het webportal nog niet zo lang live is, heeft Lewo plannen voor doorontwikkeling. ‘’We hebben een betaaloplossing klaarstaan met Ingenico. Klanten kunnen dan bij hun bestelling meteen betalen,’’ vertelt Nagtzaam. ‘’Daarnaast gaan we een pilot starten met het beschikbaar stellen van een dealerportal. Hierbij kan een dealer zijn eigen dealerportal krijgen van Lewo, waarbij wij onze productportfolio beschikbaar stellen in de ‘look and feel’ van de klant. De klant van onze dealer denkt eigenlijk dat hij bij de dealer aan het bestellen is, de order wordt ingeschoten in het dealerportal en de dealer kan aangeven of hij de bestelling één op één naar ons door wil zetten. Er komt de mogelijkheid om het portal per dealer aan te passen. We zijn ervan overtuigd dat we met deze optie veel professioneler in de markt komen te staan, veel beter onze marketing kunnen ondersteunen en veel beter onze klant en de eindklant van onze klant kunnen benaderen en bereiken. We gaan dit niet alleen nationaal doen, maar ook internationaal. Daarmee kunnen we onze groei ondersteunen en onze primaire processen nog efficiënter maken.’’